מרבית האירועים שעורכים היקבים או יבואני היין, הם אירועי טעימה קצרים, שמיד בסיומם יכולים עיתונאי היין לתת עליהם דיווח. לא כך הוא כאשר מדובר בתערוכות או ירידים ארוכים, שנמשכים מספר ימים. שגיא קופר מביא צ'ק ליסט של כל הדברים שעיתונאי צריך באירוע מתמשך.

"החלטתי לפרסם את המאמר," הוא אומר, "כיון שלא היה דבר אחד מכל אלה שעמד לרשותי בתערוכת היין בגני התערוכה."

מאת: שגיא קופר

אחד הדברים שמדברים עליהם הרבה מאוד בשנים האחרונות, הוא זמינות התקשורת והמידע. הכוונה היא, כמובן, למהירות שבה יכול כיום כתב לדווח על הנעשה והמתרחש בשטח, להעביר את המידע אל המערכת שלו, ודרכה, אל הקוראים. בעידן הבלוגים ואתרי האינטרנט שניתנים לעריכה מרחוק, לעיתים אין אפילו מתווך בדמותו של עורך או מערכת, בין הכותב לקהל הקוראים שלו.

אם כן, לטוב ולרע – לעיתים העדר עורך הוא דבר בעייתי – אנחנו מוצאים שניתן היום לקבל דיווח בזמן אמיתי על ארועים והתרחשויות, במיוחד כאלה בעלי אופי מתמשך. לנו, כמארגני ארועים, דיווחים כאלה חשובים כיון שהם מאפשרים לקהל לדעת אם אירוע הוא מוצלח, ולבוא אליו כבר ביומו הראשון.

איך נעשים כיום הדברים, איך מבטיחים זמינות תקשורתית

רבים מאיתנו, לפחות בגילי, בודאי זוכרים את סרטי השחור לבן של פעם, בהם רואים את העיתונאים רצים לטלפון ציבורי, או צובאים על טלפון בודד, כדי לדווח ראשונים למערכת שלהם על התרחשות כזאת או אחרת. כל סרט שעסק בעיתונות הראה לפחות סצנה אחת כזאת. היום לא רואים יותר דברים כאלה בקולנוע, לא בגלל שכתבים לא ממהרים לדווח על התרחשויות, אלא בגלל שלכל אחד מהם יש פלאפון או מחשב נייד ואמצעי תקשורת אחרים, מידיים ופרטיים.

ובכל זאת, כאשר אתם מתכננים אירוע מתמשך, ורוצים להבטיח דיווח מיידי ועדכני ככל האפשר ממנו, יש לתת לעיתונאים מעט פלטפורמות "ציבוריות", כדי לאפשר להם לא רק לדווח מידית, אלא להעביר מידע נוסף, בעיקר מולטימדיה.

פק"ל עיתונאי

ציוד אופטימלי של עיתונאי אינטרנט – ואני כותב במדיום הזה, לכן אתיחס אליו יותר – כולל פנקס או/ו מכשיר הקלטה דיגיטלי קטן, מצלמה דיגיטלית ולעיתים מחשב נייד עם או בלי חיבור לאינטרנט אלחוטי או סלולרי.

במרבית המקרים, במיוחד אם מדובר באירוע שיש בו הרבה "הסתובבות", עיתונאים לא יביאו מחשב נייד, ויסתפקו במצלמה דיגיטלית. המצלמות האלה, אגב, מצלמות היום גם סרטוני וידאו קצרים – עד ארבע דקות, לעיתים – באיכות מספיק טובה להעברה באינטרנט.

קודם כל, אם אתם מארגנים אירוע, דעו שעיתונאים יעריכו מאוד מקום שקט שבו הם יכולים לכתוב ולערוך, להיפגש עם אנשים אותם הם רוצים לראיין וסתם לנוח. בארועים רבים, אנשים עובדים קשה למדי, הרבה שעות, רצים ובאים והולכים. אם אין פינת עיתונות, אין גם מפלט אליו אפשר לברוח, לנוח מעט, להתרענן, לארגן דברים ולהתרכז במה שעדיין לא נוסה או כוסה.

אם אתם ורוצים כיסוי מידי של האירוע, ספקו לעיתונות קודם כל WiFi. למי שעדיין לא יודע במה מדובר, הרי שהכוונה כאן היא בסביבה בה ניתן להתחבר לאינטרנט – או לשרת מקומי, יותר נכון – באופן אלחוטי. זה יאפשר לעיתונאים להתחבר ישירות למערכת שלהם או לאתר שלהם, ולעדכן אותם בזמן אמיתי. המחיר לא גבוה, וניתן לתת סיסמת התחברות לכל עיתונאי באופן פרטני, אם רוצים.

אם אתם לא יכולים או רוצים לספק אינטרנט, הציבו פינה שבה יש (אידיאלי) כמה עמדות אינטרנט בעלות חיבור USB- חיבור שאליו ניתן לחבר מצלמה או מכשיר הקלטה דיגיטלי. זהו המחליף של הטלפון הציבורי מהסרטים, בדיוק מה שאם חושבים עליו, עיתונאים אמורים לרוץ ולהתחבר אליו. מחשב כזה מאפשר להוריד תמונות, להעביר אותן לאתר או למערכת ולעדכן בזמן אמיתי. רצוי להתקין מעבד תמלילים על המחשב ותוכנה חינמית כמו image resizer, שמעבדת תמונות לאינטרנט.

מלבד אלה, מה עוד רצוי לעשות כאשר מארגנים אירוע מתמשך, שבו אנשים שוהים במקום במשך שעות ארוכות ויש התפתחויות?

במקרה כזה רצוי מאוד לערוך מסיבת עיתונאים אחת בסביבות זמן הצהריים (או פחות או יותר אמצע יום הפעילות). אפשר אז לתדרך בדברים חדשים, אפשר לתת זמן לשאלות ואפשר גם ליצור התרחשויות. חשוב גם לשמוע על צרכים מידיים או תקלות.

לדוגמא, אם הגיעו תוצאות של תחרות כלשהי, זה זמן מצוין לחלק לעיתונאים את תוצאות התחרות – על מדיה אלקטרונית, ולא על גבי נייר. רצוי לעדכן במספר האנשים שנוכחים בארוע, אם זה מדד להצלחתו, למשל, וכן הלאה.

בהקשר הזה, לעיתונות פרינט (כלומר עיתונים לא מקוונים ולא מגזינים) יש לתת חומרים רלוונטיים בזמן כזה שיאפשר להם לפרסם בעיתון, ולא שהם "ישארו מאחור" בהשוואה למדיה המקוונת. זה אמנם לא טוב לי, כעיתונאי ממדיה מקוונת, אבל חשוב בשבילכם. אם אתם רוצים שהמידע לא יפורסם לפני מועד מסוים, רשמו בפרוש על ההודעה "אמברגו עד תאריך X בשעה Y." אתם לא בוגדים באמון של אף אחד, אם אתם מוסרים מידע מבוסס וענייני לפרסום במועד מסוים. העיתונאי הוא זה שאחראי אז.

על תמונות, סרטונים ועוד.

נכון, לכל אחד יש היום מצלמה דיגיטלית. העניין הוא שלא כל אחד יודע להשתמש בה. לא, אני לא מתכוון ללחיצה על הכפתור, אלא להעמדה ולהרכבת תמונה. קומפוזיציה, בעברית צחה. דבר אחר: לא כל עיתונאי יכול להקדיש זמן להסתובבות כדי לצלם, כך שהוא מפספס ארועים והתרחשויות. לצערנו, מעט מאוד מערכות עיתונים או אתרי אינטרנט גדולים מקצים היום צלם לארועי יין. העורכים מעדיפים לשלוח צלמים לכסות תאונות דרכים, פגישות-על של פוליטיקאים, פיגועים וסתם אירועי ספורט אחרים (לא, אין מה להשוות משחק כדורגל לפיגוע, אני סתם צוחק). אם תעסיקו צלם מקצועי בשטח, שייצר תמונות טובות, הדבר ישחרר את העיתונאי לפחות מחלק מהדאגה, ולחלופין, ייתן לו עוד מגוון צילומים מסוים לבחור מהם:

אתם צריכים לשכור צלם, לתת לו להסתובב בשטח במשך שעה בכל כמה שעות, ולצלם. את התמונות שלו הוא צריך להעלות לאתר אינטרנט מיוחד – גלריה – ממנה יכולים העיתונאים למשוך את התמונות. חלק מההוצאות (תמונות לשימוש עיתונאי – דיווח ולא אילוסטרציה – מקבלות המערכות בחינם) יכולות להיות מכוסות על ידי מכירת צילומים לגופים מסחריים בעלי עניין. במקרה שלנו, אם אתם מארגנים טעימת יין גדולה, יקבים משתתפים יכולים להיות מעוניינים ברכישת תמונה של מנהל השיווק בפגישה בלתי אמצעית עם מנכ"ל של יקב מתחרה, כחלק מהכנת תיק הפיטורים שלו... לחיצת יד עם פוליטיקאי או אישיות טלויזיונית או מפורסמת אחרת גם היא דבר מבוקש, ואנשים ישלמו בשביל צילומים כאלה.

כמארגנים, עליכם לתדרך את הצלם לגבי מי ומה באים. צלמים טובים יודעים לגשת לאנשים ולשאול אותם מי הוא מי ולצלם את האנשים הנכונים. אגב, לארועים גדולים, יש היום אמצעי זיהוי בצורת מדבקות צבעוניות, אותן מצמידים לאנשים בצורה גלויה על דש הז'קט או החולצה. אחר כך מצליבים את תמונת המדבקה לרישומים ויודעים מי מצולם ועם מי. מאוד נחמד.

צ'ק ליסט

כאשר אתם מארגנים אירוע מתמשך, הנה הדברים שעליהם דיברתי וכדאי שיהיו (הכל בהתאם למספר העיתונאים והמבקרים, כמובן):

- חדר או פינת עיתונות מבודדים, בהם: שולחן או שובך לקומוניקטים, עמדת מחשב עם חיבור USB ותקשורת אינטרנט ובנוסף WiFi נגיש. כמו כן רצוי שיהיה שולחן או מקום סביבו אפשר לעשות פגישות 1:1.

- אמצעי זיהוי בולט לעיתונאים, משהו לתליה סביב הצואר, שקל לזהות ממרחק. יש לתדרך את השומרים בהתאם. מעבר חופשי ומניעת מריבות ו"תראה לי" ו"אני אבדוק/אברר/אקרא למישהו" הם דברים חשובים גם ברמת ההרגשה האישית.

- צלם ואמצעי הפצת תמונות: אתר אינטרנט או CD בפינת העיתונות.

- תיק עיתונות עם רקע רלוונטי על מוצרים, משתתפים, אנשים... זה יכול להיות במדיה אלקטרונית או באתר אינטרנט. אם חומר הרקע דרוש לשם הכנת ראיונות, פגישות או טעימות – פרסמו אותו לפני האירוע. איך מכינים תיק עיתונות ראוי כבר כתבתי כאן.

בהצלחה!

יוני 2006